Op de volgende manier worden koppelingen opgezet met de volgende CRM-systemen:
De werking van deze koppelingen is grotendeels gelijk. In dit artikel lichten we de algemene werking toe en gebruiken we AFAS als voorbeeld.
In dit artikel lees je:
Doel van de CRM-koppeling
Het doel van de CRM-koppeling is het faciliteren van het onboarding- en monitoringproces, zodat dit volledig gecontroleerd en aangestuurd kan worden vanuit het CRM-systeem.
Door de koppeling:
-
worden bedrijven automatisch gesynchroniseerd met Grub
-
behoudt het kantoor controle over welke dossiers worden aangemaakt
-
wordt voortgang en risicoinformatie teruggekoppeld naar het CRM
AFAS wordt hierbij gebruikt als voorbeeld, maar de principes gelden ook voor Simplicate en AdminPulse.
Hieronder worden de stappen uitgelegd die door de koppeling worden gefaciliteerd.
1. Synchroniseren van bedrijven
Om de onboarding van prospects en cliënten te ondersteunen, worden basisgegevens van een organisatie gedeeld vanuit het CRM met Grub.
User flow
-
De gebruiker maakt een prospect- of klantkaart aan in het CRM (bijvoorbeeld AFAS).
-
De volgende gegevens worden gedeeld met Grub:
-
Business identifier (bijvoorbeeld KvK-nummer)
-
Landcode
-
2. CRM Connect
CRM Connect maakt het mogelijk om controle te houden over welke dossiers daadwerkelijk worden aangemaakt binnen Grub. De gesynchroniseerde prospects worden eerst gevalideerd en beschikbaar gesteld binnen CRM Connect.
CRM Connect is een afgeschermd onderdeel binnen Grub waarin gebruikers bepalen of een dossier wordt aangemaakt.
User flow
-
De gegevens uit ‘Synchroniseren van bedrijven’ worden gedeeld met Grub.
-
De gegevens worden gevalideerd op basis van de volgende regels:
-
Is de business identifier (KvK-nummer) bekend bij de KvK?
(Voor buitenlandse entiteiten wordt deze check niet uitgevoerd.) -
Is er al een importbeslissing genomen voor deze business identifier?
-
Is de business identifier al bekend in Grub en aangemerkt als cliënt?
-
-
De gebruiker bepaalt binnen Grub welke dossiers worden aangemaakt en welke worden afgewezen.
-
Afwijzingen kunnen altijd later worden herzien.
-
Alle beslissingen worden vastgelegd in een audit trail.
3. Synchroniseren van data met het CRM
Na het aanmaken van een dossier haalt Grub aanvullende gegevens op, zoals informatie uit de KvK, en wordt het dossier beschikbaar binnen Grub. Tijdens de workflow wordt relevante informatie terug gesynchroniseerd naar het CRM.
Grub synchroniseert onder andere de volgende gegevens met het CRM:
-
Grub ID van de organisatie
-
Review ID
-
Status van het onderzoek
-
Berekend risiconiveau
-
Toegekend risiconiveau
-
Acceptatiedatum
-
Volgende reviewdatum
-
SBI-code
-
Link naar het risicoprofiel
-
Laatste synchronisatiemoment met Grub
De gegevens worden beschikbaar gemaakt in een custom veld op de prospect- of klantkaart. In bijvoorbeeld AFAS heet dit veld bijvoorbeeld ‘Grub Wwft Compliance Check’.
Deze gegevens kunnen worden gebruikt om CRM-workflows aan te sturen, zoals alerts op basis van de volgende reviewdatum.
Synchronisatie momenten
Om er zeker van te zijn dat voortgang en de risicoinschatting ten alle tijden beschikbaar zijn in CRM, worden de gegevens van een dossier gesynchroniseerd op alle momenten van overgang binnen de workflow. Dat zijn de volgende momenten:
- In voorbereiding
- Accountant beoordeling
- Compliance officer beoordeling
- Manager beoordeling
- Geaccepteerd
- Afgewezen
CRM-koppeling aanvragen
Wil je gebruikmaken van een CRM-koppeling of heb je vragen over de inrichting en mogelijkheden?
Neem dan contact op met onze supportafdeling via grubsupport@compliance-wise.com om de CRM-koppeling aan te vragen. We denken graag met je mee over de juiste configuratie.