Werken met het Personendossier

In dit artikel lees je:

• Wat een personendossier is en wanneer je het gebruikt

• Welke stappen je doorloopt binnen het personendossier

• Welke informatie je vastlegt in het personendossier

Wat is een personendossier en wanneer gebruik je het?

Een personendossier gebruik je wanneer je een natuurlijke persoon als cliënt hebt waarvoor je een cliëntenonderzoek moet uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je diensten verleent aan particulieren, zoals bij het verzorgen van een aangifte inkomstenbelasting, financieel advies of andere dienstverlening waarbij de Wwft van toepassing is.

Binnen het personendossier leg je alle relevante informatie vast over de cliënt. Denk hierbij aan persoonsgegevens, identificatie en verificatie van de identiteit, screening op mogelijke risico-indicatoren en de uiteindelijke risicobeoordeling van de cliënt.

Hoewel het proces vergelijkbaar is met het bedrijfsdossier, ligt de nadruk hier op de identificatie en beoordeling van één natuurlijke persoon in plaats van een organisatiestructuur met meerdere partijen.

Welke stappen doorloop je binnen het personendossier?

Het werken met een personendossier volgt een vaste structuur die aansluit op het onboardingproces in Grub.

Je begint met het aanmaken van het dossier en het vastleggen van de persoonsgegevens van de cliënt. Hierbij voeg je de cliënt toe aan Grub en controleer je de basisinformatie die nodig is voor het cliëntenonderzoek.

Vervolgens voer je de identificatie en verificatie van de cliënt uit. De verificatie zelf vindt plaats buiten Grub, bijvoorbeeld via een extern identificatiemiddel of fysieke controle van identiteitsdocumenten. De bewijsvoering van deze verificatie leg je vervolgens vast in Grub, zodat het dossier volledig en controleerbaar is ingericht.

Daarna worden compliance checks uitgevoerd. Hierbij controleer je of de cliënt voorkomt op PEP-lijsten, sanctielijsten of in negatieve mediaberichten. Ook kan het Grub Risico Vangnet worden gebruikt om aanvullende signalen uit openbare bronnen te beoordelen.

In de volgende stap leg je relevante bevindingen vast in de vragenlijst. De antwoorden helpen bij het vaststellen van het risicoprofiel van de cliënt en maken het mogelijk om eventuele beheersmaatregelen te documenteren.

Tot slot bepaal je het definitieve risiconiveau van de cliënt. Grub berekent automatisch een risicoscore op basis van de ingevoerde informatie, waarna jij als professional het risiconiveau bevestigt of gemotiveerd aanpast.

Na afronding kan het dossier worden geaccepteerd en wordt het onderdeel van de monitoring en rapportage binnen Grub.

Welke informatie leg je vast in het personendossier?

In het personendossier wordt alle relevante informatie vastgelegd die nodig is om het cliëntenonderzoek volledig en controleerbaar uit te voeren.

Dit omvat onder andere:

• persoonsgegevens van de cliënt

• vastgelegde bewijsvoering van de identiteitsverificatie

• resultaten van PEP-, sanctie- en mediachecks

• bevindingen uit de vragenlijst

• eventuele documenten of bijlagen

• het uiteindelijke risiconiveau van de cliënt

Alle stappen en beoordelingen worden automatisch opgeslagen in het dossier. Hierdoor ontstaat een overzichtelijke audit trail waarin duidelijk wordt welke controles zijn uitgevoerd en welke keuzes daarbij zijn gemaakt.

Conclusie

Het personendossier biedt een gestructureerde manier om cliëntenonderzoek bij natuurlijke personen uit te voeren en vast te leggen. Door de stappen van identificatie, screening, vragenlijst en risicobeoordeling te volgen, bouw je een compleet dossier op dat voldoet aan de Wwft-eisen.

In de onderliggende artikelen lees je hoe je de verschillende stappen binnen het personendossier uitvoert en hoe je specifieke controles en beoordelingen vastlegt.