Werken met het Bedrijfsdossier

In dit artikel lees je:

• Wat een bedrijfsdossier is en wanneer je het gebruikt

• Welke stappen je doorloopt binnen het bedrijfsdossier

• Welke informatie je vastlegt in het bedrijfsdossier

Wat is een bedrijfsdossier en wanneer gebruik je het?

Een bedrijfsdossier gebruik je wanneer je een zakelijke cliënt toevoegt in Grub. Dit kan gaan om een Nederlandse rechtspersoon of een buitenlandse onderneming waarvoor je het cliëntenonderzoek wilt uitvoeren en vastleggen.

Het bedrijfsdossier vormt de basis van het onboardingproces. Hier verzamel je alle relevante informatie over de cliënt, zoals bedrijfsgegevens, de eigendoms- en zeggenschapsstructuur, betrokken natuurlijke personen, uitgevoerde controles, documenten en het uiteindelijke risicoprofiel.

Voor Nederlandse bedrijven worden de basisgegevens op basis van het KvK-nummer automatisch opgehaald. Voor buitenlandse bedrijven vul je deze gegevens handmatig in. Vanaf dat moment gebruik je het dossier om alle vervolgstappen van het cliëntenonderzoek uit te voeren.

Welke stappen doorloop je binnen het bedrijfsdossier?

Binnen het bedrijfsdossier doorloop je een vaste volgorde van stappen. Deze stappen sluiten aan op het onboardingproces in Grub en helpen je om het cliëntenonderzoek volledig en gestructureerd uit te voeren.

Je start met het aanmaken van het dossier en het verzamelen van de eerste documentatie. Hierbij voeg je het bedrijf toe, controleer je de beschikbare KvK-informatie en upload je bijlagen die relevant zijn voor het onderzoek.

Vervolgens breng je de eigendoms- en zeggenschapsstructuur in kaart. In deze stap controleer je welke partijen onderdeel zijn van de structuur, leg je relaties tussen partijen vast en markeer je uiteindelijk de UBO’s. Ook kun je hier toelichtingen toevoegen en de structuur verifiëren.

Daarna leg je de contactpersoon van de cliënt vast. Dit is doorgaans de persoon die bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen en fungeert als het eerste aanspreekpunt binnen het dossier.

In de volgende stap verifieer je de identiteit van relevante natuurlijke personen, bijvoorbeeld via Grub e-Verificatie. Hiermee worden gegevens veilig en efficiënt gecontroleerd en direct gekoppeld aan het juiste dossier.

Na de verificatie voer je de verschillende compliance checks uit. Je controleert betrokken partijen op PEP-status, sancties en negatieve media en gebruikt daarnaast het Grub Risico Vangnet om aanvullende signalen uit openbare bronnen te beoordelen.

Vervolgens leg je inhoudelijke bevindingen vast in de vragenlijst. De antwoorden in deze vragenlijst dragen bij aan de berekening van het risiconiveau en helpen bij het documenteren van relevante overwegingen en beheersmaatregelen.

Tot slot wijs je het definitieve risiconiveau toe aan het dossier. Grub geeft hierbij een automatisch berekend advies op basis van de voorgaande stappen, waarna jij als professional het risiconiveau bevestigt of gemotiveerd aanpast. Na afronding kan het dossier worden doorgezet voor beoordeling.

Welke informatie leg je vast in het bedrijfsdossier?

In het bedrijfsdossier leg je alle informatie vast die nodig is om het cliëntenonderzoek volledig, navolgbaar en controleerbaar uit te voeren.

Hieronder vallen onder andere de basisgegevens van de cliënt, de eigendoms- en zeggenschapsstructuur, de contactpersoon, verificatiegegevens van natuurlijke personen, documenten en bijlagen, resultaten van screenings en de uitkomsten van de vragenlijst en risicoanalyse.

Ook de keuzes die je tijdens het onderzoek maakt, zoals het markeren van UBO’s, het beoordelen van matches of het afwijken van een automatisch berekend risiconiveau, worden in het dossier vastgelegd. Hierdoor ontstaat een compleet overzicht van het onderzoek en kun je achteraf altijd onderbouwen hoe het dossier tot stand is gekomen.

Na afronding van de onboarding wordt het bedrijfsdossier gebruikt voor monitoring, reviews en rapportage. Eventuele wijzigingen in de cliëntsituatie of signalen vanuit monitoring kunnen later opnieuw in het dossier worden beoordeeld en vastgelegd.

Conclusie

Het bedrijfsdossier is het centrale werkgebied voor het uitvoeren van cliëntenonderzoek bij zakelijke cliënten in Grub. Door de stappen van dossieropbouw, structuurcontrole, verificatie, screening, vragenlijst en risicobeoordeling zorgvuldig te doorlopen, bouw je een volledig en aantoonbaar dossier op.

In de onderliggende artikelen lees je hoe je iedere stap binnen het bedrijfsdossier uitvoert en welke handelingen daarbij horen.