Overzicht van het complianceproces

In dit artikel lees je:

• Hoe het complianceproces in Grub is opgebouwd

• Welke stappen je doorloopt bij cliëntenonderzoek

• In welke onderdelen van Grub deze stappen plaatsvinden

Hoe is het complianceproces opgebouwd?

Het complianceproces binnen Grub volgt een vaste structuur. Deze structuur is gebaseerd op de belangrijkste verplichtingen uit de Wwft en helpt je om dossiers volledig en controleerbaar op te bouwen.

Het proces bestaat uit vier hoofdonderdelen: Beleid, Onboarding, Monitoring en Rapportage. Deze stappen vormen samen de Grub Cycle en zorgen ervoor dat elke cliënt volgens dezelfde systematiek wordt beoordeeld en vastgelegd.

Welke stappen doorloop je bij cliëntenonderzoek?

Het cliëntenonderzoek in Grub bestaat uit een aantal opeenvolgende stappen. Door deze stappen systematisch te doorlopen, wordt het eenvoudiger om risico’s te beoordelen en beslissingen goed vast te leggen.

Beleid

Het proces begint met het vaststellen van het risicobeleid van je kantoor. In deze stap bepaal je welke risicofactoren relevant zijn en hoe deze worden beoordeeld. Binnen Grub kun je hiervoor gebruikmaken van standaardtemplates die aansluiten bij de richtlijnen van verschillende brancheverenigingen.

Onboarding (cliëntacceptatie)

Tijdens de onboardingfase verzamel en controleer je alle informatie die nodig is om een cliënt te accepteren. Hierbij beoordeel je onder andere de organisatiestructuur, betrokken partijen en relevante documentatie.

Monitoring

Na acceptatie van een cliënt blijft het belangrijk om het dossier actueel te houden. Binnen Grub wordt daarom doorlopende monitoring uitgevoerd, waarbij cliënten worden gecontroleerd op relevante wijzigingen of mogelijke risicosignalen.

Rapportage

Alle stappen die je uitvoert in Grub worden automatisch vastgelegd in het dossier. Op basis van deze informatie kun je rapportages genereren voor interne controles of voor toezichthouders.

In welke onderdelen van Grub vinden deze stappen plaats?

De verschillende stappen van het complianceproces worden uitgevoerd binnen de dossiers en modules van Grub.

Bedrijvendossiers
Hier beoordeel je zakelijke cliënten. Je controleert onder andere de organisatiestructuur, UBO’s en relevante documentatie en stelt het risicoprofiel vast.

Personendossiers
Deze dossiers gebruik je voor natuurlijke personen, bijvoorbeeld bij particuliere dienstverlening of bij betrokken personen binnen een bedrijfsstructuur.

Opdrachtendossiers
Binnen deze dossiers beoordeel je of een opdracht kan worden uitgevoerd met voldoende deskundigheid, onafhankelijkheid en integriteit.

Transacties
Wanneer een transactie afwijkt van het normale patroon van een cliënt, kun je deze vastleggen en beoordelen. Indien nodig kan een ongebruikelijke transactie direct worden gemeld bij de FIU via de geïntegreerde meldfunctionaliteit.

Conclusie

Het complianceproces in Grub helpt je om cliëntenonderzoek systematisch uit te voeren en alle relevante stappen vast te leggen. Door te werken volgens de Grub Cycle – van beleid tot monitoring en rapportage – ontstaat een volledig en controleerbaar cliëntdossier.

In de volgende artikelen lees je hoe je deze stappen concreet uitvoert binnen de verschillende dossiers in Grub.