Hoe werkt de Grub cycle?

In dit artikel lees je:

• Wat de Grub Cycle is

• Welke stappen onderdeel zijn van de Grub Cycle

• Hoe de verschillende dossiers (bedrijven, personen en opdrachten) hierin passen

Wat is de Grub Cycle?

De Grub Cycle vormt de basis van het werken in Grub. Het model beschrijft het volledige complianceproces dat organisaties doorlopen om te voldoen aan de verplichtingen uit de Wwft.

Het proces bestaat uit vier kernstappen:

1. Beleid – bepaal welke risico’s jouw kantoor beoordeelt en hoe je deze beoordeelt.

2. Onboarding – voer het cliëntenonderzoek uit en accepteer cliënten op basis van risicoanalyse.

3. Monitoring – volg cliënten doorlopend en controleer op relevante wijzigingen of signalen.

4. Rapportage – leg bevindingen vast en genereer rapportages voor interne controle of toezichthouders.

Door deze stappen systematisch te doorlopen, wordt het eenvoudiger om risico’s te beoordelen, beslissingen vast te leggen en achteraf te onderbouwen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

In de kennisbank gebruiken we voornamelijk bedrijvendossiers als voorbeeld. De stappen van de Grub Cycle zijn echter vergelijkbaar voor personendossiers en opdrachtendossiers.

Beleid

Binnen het onderdeel Beleid stel je het risicobeleid van jouw kantoor vast. Dit beleid bepaalt welke risicofactoren tijdens de cliëntacceptatie worden beoordeeld en hoe deze worden gewogen.

Grub ondersteunt dit proces met standaardtemplates die zijn afgestemd op verschillende brancheverenigingen. Op basis hiervan worden relevante risicofactoren automatisch geëvalueerd tijdens het cliëntenonderzoek.

Door vooraf duidelijk vast te leggen hoe jouw kantoor risico’s beoordeelt, ontstaat een consistente werkwijze voor alle dossiers.

Bedrijven

Het grootste deel van de werkzaamheden in Grub vindt plaats binnen bedrijvendossiers.

Wanneer je een bedrijf toevoegt, worden basisgegevens automatisch opgehaald uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vanuit daar doorloop je stap voor stap het onboardingproces waarin je onder andere:

• de organisatiestructuur controleert

• UBO’s vastlegt

• relevante documentatie beoordeelt

• het risicoprofiel van de cliënt bepaalt

Deze gestructureerde werkwijze helpt om het cliëntenonderzoek efficiënt uit te voeren en alle relevante informatie vast te leggen in het dossier.

Personen

Naast zakelijke cliënten kun je in Grub ook personendossiers beheren. Dit is bijvoorbeeld relevant voor particuliere dienstverlening, zoals het verzorgen van aangiften inkomstenbelasting, of voor natuurlijke personen die betrokken zijn bij een bedrijfsstructuur.

Voor deze dossiers geldt eveneens een cliëntenonderzoek volgens de Wwft. De stappen zijn grotendeels vergelijkbaar met die van een bedrijfsdossier, waarbij ook hier identificatie, risicobeoordeling en monitoring plaatsvinden.

Opdrachten

Het onderdeel opdrachten is specifiek relevant voor accountants.

Bij de acceptatie van een opdracht beoordeel je of deze kan worden uitgevoerd met voldoende deskundigheid, onafhankelijkheid en integriteit. Tijdens dit proces worden mogelijke risico’s automatisch gesignaleerd zodat je kunt beoordelen of de opdracht binnen de kaders van het kantoorbeleid past.

Wanneer niet aan deze voorwaarden kan worden voldaan, kan het noodzakelijk zijn om een opdracht niet te accepteren of aanvullende maatregelen te nemen.

Transacties

Tijdens de monitoringfase kunnen zich transacties voordoen die afwijken van het normale patroon van een cliënt.

Wanneer dit gebeurt, kun je deze transacties vastleggen op de transactiepagina. Vaak zal eerst aanvullende informatie bij de cliënt worden opgevraagd om de transactie te verklaren.

Blijkt dat een transactie ongebruikelijk is, dan kan deze direct worden gemeld bij de Financial Intelligence Unit (FIU) via de geïntegreerde meldfunctionaliteit in Grub.

Conclusie

De Grub Cycle helpt je om het volledige complianceproces gestructureerd te doorlopen: van het vaststellen van beleid tot het uitvoeren van cliëntenonderzoek, monitoring en rapportage. Door deze cyclus te volgen werk je consistent en kun je altijd aantonen hoe een cliëntdossier tot stand is gekomen.

In de volgende artikelen lees je hoe je deze stappen concreet uitvoert binnen de verschillende dossiers in Grub.