Wanneer ontvang je een alert?
Een Grub Alert wordt gegenereerd wanneer er een relevante wijziging wordt gedetecteerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
Deze monitoring vindt plaats op alle partijen binnen de klantstructuur die beschikken over een KvK-nummer, zoals:
- de cliënt zelf
- moeder- en dochterondernemingen
- andere betrokken rechtspersonen
Welke wijzigingen leiden tot een alert?
Alleen wijzigingen die mogelijk impact hebben op compliance of risicobeoordeling leiden tot een alert. Dit betreft onder andere:
- Naamswijziging
→ Controleer of het nog om dezelfde entiteit gaat en of het dossier actueel is - Adreswijziging
→ Controleer of de cliënt zich (nog) niet in een hoogrisicogebied bevindt en of het dossier actueel is - Wijziging van contactinformatie
→ Controleer of de wijziging aansluit op de bekende contactgegevens en of het dossier actueel is - Wijziging van SBI-code
→ Beoordeel of de bedrijfsactiviteiten zijn gewijzigd en of het risicoprofiel nog passend is - Wijziging in financiële status
→ Bijvoorbeeld faillissement of surseance van betaling; dit kan directe impact hebben op de klantrelatie - Uitschrijving uit het handelsregister
→ Onderzoek of de organisatie is beëindigd en welke vervolgacties nodig zijn
Wat gebeurt er bij een alert?
Wanneer een relevante wijziging wordt vastgesteld:
- verschijnt er een melding in Grub (herkenbaar aan de groene G)
- ontvangen betrokken gebruikers automatisch een e-mailnotificatie
Hiermee wordt geborgd dat signalen tijdig onder de aandacht komen van de verantwoordelijke gebruikers.
Wat wordt er van je verwacht?
Bij een Grub Alert beoordeel je of de wijziging impact heeft op:
- het risicoprofiel van de cliënt
- de juistheid en volledigheid van het dossier
- de continuïteit van de klantrelatie
Indien de wijziging relevant is, kun je direct opvolging geven door:
- te kiezen voor Opvolgen
- een toelichting of reden vast te leggen
- en vervolgens een review op te starten
Review starten of afwijzen
Vanuit de alert kies je zelf de passende vervolgactie. Dit kan op twee manieren:
1. Review opstarten
Start een review wanneer de wijziging aanleiding geeft tot herbeoordeling.
Hiermee kun je:
- de wijziging beoordelen
- de impact vastleggen
- het dossier actualiseren
Na het starten wordt een nieuwe versie van het dossier aangemaakt waarin de herbeoordeling wordt uitgevoerd.
2. Review afwijzen
Wanneer de wijziging geen relevante impact heeft op het dossier, kun je ervoor kiezen om de alert af te wijzen.
Dit doe je door:
- te kiezen voor Opvolgen
- een toelichting vast te leggen waarom geen actie nodig is
- en vervolgens te kiezen voor Review afwijzen
Hiermee leg je vast dat de alert is beoordeeld, maar geen verdere opvolging vereist.
Belangrijke toelichting
Grub Alerts zijn gebaseerd op wijzigingen zoals deze worden aangeleverd via de Kamer van Koophandel (KvK). Hoewel Grub alleen wijzigingen signaleert die relevant kunnen zijn voor risicobeoordeling, kan het in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat een alert geen inhoudelijke betekenis heeft voor het cliëntdossier.
Dit komt doordat Grub afhankelijk is van de wijze waarop wijzigingen door de KvK worden geregistreerd. Daarom blijft het belangrijk om iedere alert zelfstandig te beoordelen op relevantie.