Inrichting van Grub in relatie tot Wwft-verplichtingen

1. Uitgangspunten voor Wwft-compliant handelen

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht instellingen om risico’s die samenhangen met hun dienstverlening tijdig te identificeren, te beoordelen en te beheersen. Daarbij schrijft de wet niet exact voor hoe deze verplichtingen moeten worden ingericht, maar verlangt zij een risicogebaseerde en aantoonbare werkwijze.

In de praktijk betekent dit dat kantoren zelf keuzes moeten maken in de inrichting van hun Wwft-processen. Veel accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren zoeken hierbij houvast in de dagelijkse uitvoering, zeker wanneer een volledig uitgewerkt intern Wwft-beleid (nog) ontbreekt of periodiek wordt herzien.

De standaardinstellingen binnen Grub zijn ontworpen om de meest voorkomende Wwft-risico’s binnen deze kantoren inzichtelijk te maken en te ondersteunen bij een gestructureerde uitvoering van het cliëntenonderzoek en de doorlopende monitoring. Grub biedt hiermee een praktisch kader dat aansluit bij wet- en regelgeving en de verwachtingen van toezichthouders.

Grub neemt deze verantwoordelijkheid echter niet over. Het blijft de verantwoordelijkheid van ieder kantoor om de inrichting van Grub af te stemmen op het eigen Wwft-beleid, deze periodiek te evalueren en waar nodig aan te passen. Dit document biedt hiervoor een richtinggevend kader en toelichting, maar vormt geen bindend beleid.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

2. Risicomanagement en verantwoordelijkheden

De dagelijkse beleidsbepaler

Het kantoor wijst één persoon aan die eindverantwoordelijk is voor de naleving van de Wwft. Deze persoon houdt toezicht op de inrichting en werking van de Wwft-werkwijze en neemt beslissingen bij verhoogde risico’s of twijfelgevallen. Binnen Grub wordt deze rol ondersteund via de gebruikersrol Beleidsbepaler.

De compliancefunctie

Afhankelijk van de aard en omvang van het kantoor kan een compliancefunctie worden ingericht ter ondersteuning van de beleidsbepaler. Deze functie richt zich onder meer op kwaliteitsbewaking, beoordeling van signalen en ondersteuning bij meldingen. Binnen Grub wordt deze rol ondersteund via de gebruikersrol Compliancefunctie.

Medewerkers

Medewerkers voeren hun werkzaamheden uit conform de vastgestelde werkwijze en spelen een belangrijke rol bij het signaleren van risico’s en ongebruikelijke transacties. Van medewerkers wordt verwacht dat zij bevindingen tijdig vastleggen en intern bespreken.

Audit en toezicht

Met dit document en de vastleggingen in Grub kan het kantoor inzicht geven in de wijze waarop Wwft-risico’s worden beheerst. Indien gewenst kan inzage worden verleend via view-rechten voor interne of externe toetsing, bijvoorbeeld door een auditor of toezichthouder.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

3. Risicogebaseerde aanpak

De Wwft vereist dat kantoren hun maatregelen afstemmen op het risico dat een cliënt, dienst of transactie met zich meebrengt. Grub ondersteunt deze risicogebaseerde aanpak door risico’s systematisch inzichtelijk te maken en vast te leggen.

Per cliënt wordt getoetst op verschillende risicofactoren, waaronder cliënt-, geografische-, branche- en transactierisico’s, evenals het distributie- of leveringskanaal. Op basis hiervan ontstaat een risicoprofiel dat richting geeft aan de verdere werkwijze.

De uitkomsten binnen Grub vormen hierbij een hulpmiddel want het professionele oordeel van het kantoor blijft leidend. Kantoren bepalen zelf welke risico’s zij acceptabel achten en wanneer aanvullende maatregelen nodig zijn.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

4. Werkprocedures en systematische toetsing

De Wwft-werkzaamheden worden uitgevoerd volgens vastgestelde werkprocedures in Grub. Hieronder vallen onder andere het stappenplan voor Cliëntonderzoek en -monitoring en het stappenplan voor Transactiemonitoring en meldplicht.

Om de werking van deze werkwijze te borgen, wordt de compliance functie actief betrokken binnen cliëntendossiers. Daarnaast worden portfolio gegevens inzichtelijk gemaakt in dashboarding waarmee Beleidsbepaler wordt ondersteund in het actualiseren van uitgangspunten en het beoordelen van de effectiviteit van de werkwijze.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

5. Cliëntenonderzoek

Voor iedere nieuwe cliënt wordt een Wwft-cliëntonderzoek uitgevoerd. Bij verhoogde risico’s wordt aanvullende informatie vastgelegd en is ingesteld dat de Compliance functie betrokken bij de beoordeling.

Het cliëntonderzoek omvat onder meer de identificatie en verificatie van de cliënt, het vaststellen van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s), en toetsing op externe risicobronnen zoals landenrisico, PEP-status, sancties en negatieve media. De uitkomst van het onderzoek wordt vastgelegd in een risicoprofiel dat richting geeft aan monitoring en review.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

6. Acceptatie, monitoring en review

Op basis van het cliëntonderzoek bepaalt het kantoor of een cliënt wordt geaccepteerd. Cliënten met een onaanvaardbaar risico worden niet geaccepteerd of beëindigd. Beslissingen hierover worden vastgelegd in Grub.

Gedurende de cliëntrelatie vindt monitoring plaats om gewijzigde risico’s tijdig te signaleren. Dit gebeurt via automatische signalen, periodieke reviews en handmatige beoordeling. Tijdens reviews wordt eerder vastgelegde informatie geactualiseerd en herbeoordeeld.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

7. Transactiemonitoring en meldplicht

Transactiemonitoring vindt grotendeels buiten Grub plaats en is gebaseerd op de professionele kennis en alertheid van medewerkers. Bij signalen van ongebruikelijke transacties wordt intern afgestemd en, indien nodig, melding gedaan bij de FIU. De onderbouwing van deze melding wordt vastgelegd, met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

8. Vastlegging, opleiding en evaluatie

Alle gegevens die voortvloeien uit cliëntonderzoek, monitoring en meldingen worden vastgelegd en bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen. Medewerkers volgen voorafgaand aan het gebruik van Grub een basistraining en worden periodiek bijgeschoold.

De werkwijze wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving of ervaringen uit de praktijk.

Artikelmapping – relatie tot Wwft

9. Slotbepaling

Dit document beschrijft hoe Grub richting geeft aan een Wwft-werkwijze en biedt een praktisch kader voor kantoren die hun Wwft-processen willen inrichten of verbeteren. Het document kan worden gebruikt als startpunt of aanvulling op het interne Wwft-beleid en laat ruimte voor eigen keuzes en afwijkingen.

Artikelmapping – relatie tot Wwft