In dit artikel lees je:
Hoe beheer je lopende monitoring?
- Log in met jouw Grub-account.
- Navigeer in het linker menu naar Bedrijven.
- In de tabel zie je onder de kolom ‘Review Alert’ de status van de monitoring.
- De monitoring is gebaseerd op wijzigingen bij de Kamer van Koophandel (KvK).
De type review alerts
- Een groen klokje naast de Grub Alert geeft aan dat het tijd is voor een periodieke herbeoordeling.
- Een groene G geeft aan dat er een wijziging heeft plaatsgevonden bij de Kamer van Koophandel. Voor de volgende wijzigingen tonen we Grub alerts:
- Naamswijziging
- Adreswijziging
- Contactinformatie update
- Verandering van de SBI-code
- Wijziging in de financiële status
- Dossier uitgeschreven uit het handelsregister
Wanneer een herbeoordeling nodig is, ontvangen de assistent en accuontant hiervan automatisch een e-mailnotificatie.
Het opstarten van een review
Nu je hebt gevonden welk dossier geactualiseerd moet worden, kan je de onderstaande stappen uitvoeren om een review op te starten voor een dossier met review alert of omdat je manueel de review wilt starten.
- Open het dossier de met review alert of het dossier waarvoor je een manuele review wilt opstarten.
- Klik bovenaan op Rapportage.
- Selecteer vervolgens één van de volgende 2 methodes om een review op te starten:
- Onder Monitoring de optie Opvolgen om een specifieke Grub of Review alert op te volgen.
- Review cliënt waarmee het mogelijk is om op ieder gewenst moment een review op te starten.
Bijgewerkte structuur
Het is mogelijk dat er na een wijziging bij de KvK twee structuren beschikbaar zijn (Eigendoms- en zeggenschapsstructuur, stap 2 in Onboarding), zolang je Review+ hebt geactiveerd.
Als dat het geval is, moet je de nieuwe informatie inladen en het dossier bijwerken. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- De bestaande structuur aan de linkerkant die tijdens de onboarding is opgesteld.
- De structuur aan de rechterkant is de meest recente versie volgens de KvK. Vanuit nieuwe KvK-data is het mogelijk om een nieuwe structuur op te stellen.
Kies één van de structuren en pas de structuur vervolgens aan zoals gewenst.
Let op: zodra je de nieuwe structuur kiest, kan je niet meer terug. Je zult de structuur dan verder voortbouwen op basis van de gegeven informatie.
Onboarding stappen
Hierna zijn de stappen gelijk aan die van de onboarding. In dit geval leun je op eerder vastgelegde informatie en wordt er onder andere een gevulde vragenlijst getoond.
- Doorloop de onboardingstappen zoals je kan lezen in het artikel De Grub Cycle: Onboarding.
- Controleer of de contactpersoon (stap 3) juist is
- Controleer of de e-Verificatie (stap 4) actueel is
- Voer opnieuw de PEP, Sanctie en Negatieve media check uit (stap 5).
- Start opnieuw het Grub Risico Vangnet (stap 6).
- Controleer of alle gegevens in de vragenlijst correct zijn.
- Sla de wijzigingen onderaan de pagina op.
- Rond de herbeoordeling af door op de groene knop Opslaan te klikken.
- Zet het dossier door voor de accountant beoordeling.
- Volg de stappen zoals je gewend bent om het opnieuw te accepteren.