In dit artikel lees je:
Bijlagen
Bij het onboarden van een nieuwe cliënt is het essentieel dat alle benodigde documentatie zorgvuldig wordt vastgelegd. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting onder volgensde Wwft maar helpt ook om het cliëntonderzoek transparant en controleerbaar te maken.
Wat moet worden vastgelegd?
De stukken die meestal worden vastgelegd zijn:
- Notulen kennismaking: Vastleggen van de eerste indruk en besproken risico-indicatoren als onderdeel van de onboarding.
- Uittreksel UBO-register: Bevestigt wie de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) zijn volgens het officiële register.
- Statuten: Geven inzicht in het doel, de structuur en de bevoegdheden binnen de organisatie.
Andere relevante stukken die soms worden opgevraagd bij complexiteit cliënt:
- Bewijs van adres: Bijvoorbeeld een recente energierekening of bankafschrift om het woon- of vestigingsadres te verifiëren.
- Aandeelhoudersregister: Toont wie aandelen bezit en in welke verhouding. Veelal een vereiste bij internationale structuren.
- Organogram door cliënt aangeleverd: Een visualisatie van de structuur wanneer de Kamer van Koophandel niet direct deze inzichten kan bieden.
Via de groene knop ‘Upload bestanden’ is het eenvoudig om bestanden te uplaoden.
Tip! Upload documenten altijd in PDF of JPG en zorg dat ze leesbaar zijn. Onvolledige of onduidelijke documenten komen veelal niet door een audit.
KvK-informatie
Veelal zijn onderdeel van de te verzamelen stukken vanuit de Kamer van Koophandel. Onderdeel van Grub zijn de KvK-gegevens die onder andere worden verwerkt achter de knop Cliëntgegevens tonen.
Naast deze gegeven worden er ook KvK-uittreksels opgehaald. Deze opgehaalde KvK-uittreksels kunnen worden gevonden in de structuur.
Identiteitsdocumenten
Identiteitsdocumenten van de contactpersoon, UBO's en eventueel andere betrokken personen in de structuur kan hier ook worden vastgelegd. De meeste kantoren kiezen er echter voor om deze informatie vast te leggen in stap 4. e-Verificatie.