Eigendoms- en zeggenschapsstructuur opstellen

In dit artikel lees je:

• Hoe je de structuur van een organisatie in kaart brengt

• Hoe je partijen toevoegt of verwijdert in de structuur

• Hoe je relaties tussen partijen vastlegt

• Hoe je een partij markeert als UBO

• Welke extra informatie je in de structuur kunt bekijken

• Hoe je de structuur verifieert

Structuur in kaart brengen

In deze stap breng je de bedrijfsstructuur van je cliënt in kaart. Hiermee krijg je inzicht in de betrokken partijen en hun onderlinge relaties.

Wanneer je een nieuw bedrijfsdossier aanmaakt op basis van een KvK-nummer, genereert Grub automatisch een eerste versie van de structuur. Deze structuur is gebaseerd op beschikbare informatie uit het Handelsregister.

Binnen de structuur worden partijen met verschillende kleuren weergegeven om snel inzicht te geven in belangrijke kenmerken:

• Groen – De cliënt zelf

• Rood – UBO’s

• Blauw – Vermoedelijke UBO

• Geel – Brancherisico op basis van SBI-code

• Paars – Landenrisico op basis van vestigingsland

Door deze visuele weergave kun je snel zien waar mogelijke risico-indicatoren in de structuur aanwezig zijn.

Daarnaast kan Grub automatisch 100% dochterondernemingen identificeren op basis van het aandeelhoudersregister van de Kamer van Koophandel. Hierdoor ontstaat een completer overzicht van de structuur, inclusief moedermaatschappijen, dochtermaatschappijen en zusterbedrijven.

Partijen toevoegen of verwijderen

Na het genereren van de structuur kun je deze aanpassen wanneer er partijen ontbreken of onjuist zijn weergegeven.

Om een nieuwe partij toe te voegen:

1. Klik op de groene knop ‘+ Partij toevoegen’ onderaan de stap.

2. Kies het type partij:

   • Bedrijf

   • Buitenlands bedrijf

   • Natuurlijk persoon

3. Vul de benodigde gegevens in.

Voor Nederlandse bedrijven kun je het KvK-nummer invoeren, waarna de gegevens automatisch worden opgehaald. Voor buitenlandse bedrijven of natuurlijke personen vul je de gegevens handmatig in.

Om een partij te verwijderen:

1. Klik op de betreffende partij in de structuur.

2. Klik op het prullenbakicoon in het pop-upmenu.

3. Bevestig dat je de partij wilt verwijderen.

🛑 Let op: Wanneer de structuur al is geverifieerd, moet je eerst latere stappen ontgrendelen voordat je wijzigingen kunt doorvoeren. Dit gebeurt in de volgende volgorde:

• Grub Risico Vangnet (stap 6)

• PEP-, sanctie- en mediachecks (stap 5)

• e-Verificatie (stap 4)

Relaties tussen partijen vastleggen

Binnen de structuur kun je relaties leggen tussen partijen om de eigendoms- of zeggenschapsverhoudingen zichtbaar te maken.

Om een relatie te leggen:

1. Klik op de partij waarmee je een relatie wilt starten.

2. Klik op het koppel-icoon in het pop-upmenu.

3. Selecteer de partij waarmee je een relatie wilt leggen.

4. Klik op de verbindingslijn tussen beide partijen.

5. Kies het juiste relatietype in het dropdownmenu en klik op Opslaan.

Om een relatie te verwijderen:

1. Klik op de verbindingslijn tussen twee partijen.

2. Klik op het verwijder-icoon.

3. Bevestig dat je de relatie wilt verwijderen.

Een partij markeren als UBO

Binnen de structuur kun je aangeven welke partij een Ultimate Beneficial Owner (UBO) is.

Om een partij als UBO te markeren:

1. Klik op de betreffende partij in de structuur.

2. Selecteer de optie ‘UBO’ in het pop-upmenu.

De partij wordt vervolgens rood weergegeven in de structuur, zodat direct zichtbaar is wie de uiteindelijke belanghebbende is.

Extra gegevens bekijken in de structuur

Naast de visuele structuur kun je ook extra informatie bekijken over partijen.

Klik op een partij en vervolgens op het informatie-icoon (i) om aanvullende gegevens te bekijken.

Voor bedrijven zie je bijvoorbeeld:

• bedrijfsnaam

• KvK-nummer

• adresgegevens

• contactinformatie

Voor natuurlijke personen zie je onder andere:

• naam

• geboortedatum

• land van herkomst

Van bedrijven kun je daarnaast ook een KvK-uittreksel downloaden via de knop ‘Uittreksel downloaden’.

Daarnaast kun je via de knop “Structuur risico’s” snel zien of er:

• hoogrisicolanden

• hoogrisicobranches

voorkomen in de structuur.

Structuur verifiëren

Voordat je verder kunt gaan naar de volgende stap in het onboardingproces, moet de structuur worden geverifieerd. Dit doe je door de verificatieschakelaar onderaan de pagina aan te zetten.

Wanneer de structuur is geverifieerd, wordt deze vastgelegd in het dossier. Wil je daarna nog wijzigingen aanbrengen, dan moet je eerst de verificatie weer uitschakelen

Conclusie

Het opstellen van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur is een belangrijke stap binnen het cliëntenonderzoek. Door alle betrokken partijen en hun onderlinge relaties correct vast te leggen, ontstaat een volledig beeld van de organisatie en de uiteindelijke belanghebbenden.