Eerste stappen in Grub

In dit artikel lees je:

• Hoe de navigatie in Grub is opgebouwd

• Welke eerste instellingen je controleert of inricht

• Hoe je een eerste dossier start

Hoe is de navigatie in Grub opgebouwd?

Wanneer je inlogt in Grub kom je terecht op de homepagina van het systeem. Vanuit het hoofdmenu navigeer je naar de verschillende onderdelen van de applicatie. Hier vind je onder andere de dossiers voor bedrijven, personen en opdrachten, maar ook modules voor monitoring, rapportages en transacties.

De structuur van Grub is zo ingericht dat alle stappen van het complianceproces logisch op elkaar aansluiten. Vanuit een dossier doorloop je stap voor stap het onboardingproces, waarna het dossier automatisch wordt opgenomen in de monitoring. Hierdoor blijft cliëntinformatie actueel en kunnen eventuele risicosignalen tijdig worden beoordeeld.

Door deze opzet werk je altijd binnen dezelfde structuur, waardoor het eenvoudiger wordt om dossiers consistent op te bouwen.

Welke eerste instellingen controleer of richt je in?

Voordat je begint met het aanmaken van dossiers is het verstandig om te controleren of de basisinstellingen van je kantoor correct zijn ingericht. Deze instellingen vormen namelijk de basis voor het uitvoeren van cliëntenonderzoek en risicobeoordelingen.

Binnen Grub kun je onder andere het risicobeleid van je kantoor instellen. Dit beleid bepaalt welke risicofactoren worden beoordeeld tijdens de cliëntacceptatie en hoe deze factoren worden gewogen. Vaak kun je hierbij gebruikmaken van standaardtemplates die aansluiten bij richtlijnen van brancheverenigingen.

Daarnaast is het belangrijk om te controleren of gebruikersrollen en rechten correct zijn ingesteld. Zo zorg je ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de onderdelen van Grub die relevant zijn voor hun werkzaamheden.

Door deze instellingen vooraf goed te controleren voorkom je dat dossiers later moeten worden aangepast.

Hoe start je een eerste dossier?

Nadat de basisinstellingen zijn gecontroleerd, kun je beginnen met het aanmaken van een dossier voor een cliënt. In de meeste gevallen start je met een bedrijfsdossier, omdat hier vaak het grootste deel van het cliëntenonderzoek plaatsvindt.

Wanneer je een bedrijf toevoegt in Grub worden de basisgegevens automatisch opgehaald uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vervolgens doorloop je stap voor stap het onboardingproces, waarin je onder andere:

• de organisatiestructuur controleert

• betrokken personen zoals UBO’s vastlegt

• relevante documentatie beoordeelt

• het risicoprofiel van de cliënt vaststelt

Na afronding van deze stappen wordt het dossier automatisch opgenomen in de monitoring. Eventuele wijzigingen of risicosignalen kunnen vervolgens worden beoordeeld en vastgelegd.

Naast bedrijvendossiers kun je ook personendossiers of opdrachtendossiers aanmaken, afhankelijk van de werkzaamheden die je voor een cliënt uitvoert.

Conclusie

Door eerst de navigatie te verkennen, de basisinstellingen te controleren en vervolgens een eerste dossier aan te maken, leg je een goede basis voor het werken in Grub. Deze eerste stappen zorgen ervoor dat het cliëntenonderzoek gestructureerd verloopt en dat dossiers direct volgens de Grub Cycle worden opgebouwd.

In de volgende artikelen lees je hoe je specifieke dossiers verder inricht en welke stappen je daarbij doorloopt.

Lees verder:

• Werken met het Bedrijfsdossier

• Werken met het Personendossier

• Werken met het Opdrachtendossier