In dit artikel lees je:
-
Wie de contactpersoon is binnen een cliëntdossier
-
Hoe je de contactpersoon vastlegt in Grub
-
Hoe de contactpersoon wordt geverifieerd
Wie is de contactpersoon?
Binnen het cliëntenonderzoek is het belangrijk dat je communiceert met een bevoegde en identificeerbare vertegenwoordiger van de cliënt. Dit is een vereiste vanuit de Wwft en helpt om te voorkomen dat je zaken doet met een persoon die niet bevoegd is om namens de organisatie op te treden.
De contactpersoon is doorgaans iemand die de organisatie kan vertegenwoordigen, zoals:
-
een bestuurder
-
een directeur
-
een tekenbevoegde medewerker
-
een gevolmachtigde
Deze persoon fungeert als het eerste aanspreekpunt voor communicatie over het dossier en kan bijvoorbeeld informatie aanleveren die nodig is voor het cliëntenonderzoek.
De contactpersoon vastleggen in Grub
Binnen het bedrijfsdossier wijs je één contactpersoon toe voor de cliënt.
Wanneer je een contactpersoon toevoegt, controleert Grub eerst of deze persoon al onderdeel is van de organisatiestructuur.
Is de contactpersoon opgenomen in de structuur?
-
Kies ‘Ja’.
-
Gebruik de zoekbalk om de naam van de persoon te vinden.
-
Selecteer de juiste partij uit de lijst met personen die al in de structuur staan.
Maakt de contactpersoon geen deel uit van de structuur?
-
Kies ‘Nee’.
-
Vul vervolgens handmatig de voor- en achternaam van de contactpersoon in.
De geselecteerde persoon wordt daarna gekoppeld aan het dossier als contactpersoon.
De contactpersoon verifiëren
Na het vastleggen van de contactpersoon kan de identiteit van deze persoon worden geverifieerd.
Dit gebeurt in de volgende stap van het onboardingproces: Grub e-Verificatie. Met deze functionaliteit kan de identiteit van natuurlijke personen digitaal worden gecontroleerd en gekoppeld aan het dossier.
Door de contactpersoon te verifiëren bevestig je dat je te maken hebt met de juiste persoon en dat de identiteit van deze vertegenwoordiger correct is vastgesteld.
Conclusie
Het vastleggen van een contactpersoon zorgt ervoor dat duidelijk is wie de cliënt vertegenwoordigt en met wie jouw organisatie communiceert tijdens het cliëntenonderzoek. Door deze persoon correct vast te leggen en te verifiëren, voldoe je aan belangrijke Wwft-vereisten rondom identificatie en vertegenwoordiging.
Nadat de contactpersoon is vastgelegd, kun je verder met de verificatie van betrokken personen binnen het dossier.