In dit artikel lees je:
-
Welke bijlagen je toevoegt aan het bedrijfsdossier
-
Welke KvK-informatie automatisch beschikbaar is in Grub
-
Waar je identiteitsdocumenten vastlegt
Welke bijlagen voeg je toe aan het bedrijfsdossier?
Bij het onboarden van een nieuwe cliënt is het belangrijk dat alle relevante documentatie zorgvuldig wordt vastgelegd. Dit helpt niet alleen om het cliëntenonderzoek goed te onderbouwen, maar zorgt er ook voor dat het dossier volledig en controleerbaar is tijdens een audit.
Veelgebruikte documenten die worden toegevoegd zijn bijvoorbeeld:
-
Notulen van het kennismakingsgesprek
Hierin kun je de eerste indruk van de cliënt vastleggen en eventuele risico-indicatoren documenteren die tijdens het gesprek naar voren zijn gekomen. -
Uittreksel uit het UBO-register
Hiermee bevestig je wie de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) zijn volgens het officiële register. -
Statuten van de organisatie
Deze geven inzicht in het doel van de organisatie, de structuur en de bevoegdheden binnen het bedrijf.
In sommige situaties kan aanvullende documentatie nodig zijn, bijvoorbeeld wanneer een cliënt een complexere structuur heeft. Denk hierbij aan:
-
Bewijs van adres, zoals een recente energierekening of bankafschrift
-
Aandeelhoudersregister, waarin de aandelenverhoudingen binnen de organisatie worden vastgelegd
-
Organogram van de cliënt, bijvoorbeeld wanneer de structuur niet volledig uit de KvK-gegevens blijkt
Documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd via de groene knop ‘Upload bestanden’ binnen het dossier.
💡 Tip: Upload documenten bij voorkeur in PDF- of JPG-formaat en controleer of de bestanden goed leesbaar zijn. Onvolledige of slecht leesbare documenten kunnen problemen veroorzaken bij audits of interne reviews.
Welke KvK-informatie is automatisch beschikbaar?
Naast handmatig geüploade documenten haalt Grub automatisch verschillende gegevens op uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Deze informatie kun je bekijken via de knop ‘Cliëntgegevens tonen’ binnen het dossier. Hier vind je onder andere de basisgegevens van het bedrijf zoals geregistreerd bij de KvK.
Daarnaast kan Grub ook KvK-uittreksels ophalen die inzicht geven in de geregistreerde gegevens van het bedrijf. Deze documenten zijn terug te vinden binnen de structuur van het dossier.
Door deze automatische koppeling hoef je een deel van de informatie niet handmatig toe te voegen.
Waar leg je identiteitsdocumenten vast?
Identiteitsdocumenten van betrokken personen, zoals de contactpersoon, UBO’s of andere natuurlijke personen in de structuur, kunnen ook worden toegevoegd aan het dossier.
Veel kantoren kiezen er echter voor om identificatie en verificatie van personen vast te leggen via Grub e-Verificatie. In dat geval worden de relevante gegevens automatisch gekoppeld aan het dossier en hoeft het identiteitsdocument niet handmatig te worden geüpload.
Welke methode wordt gebruikt kan verschillen per kantoor en afhankelijk van de gekozen werkwijze binnen het cliëntenonderzoek.
Conclusie
Het toevoegen van bijlagen is een belangrijke stap in het onboardingproces. Door alle relevante documenten tijdig vast te leggen, zorg je ervoor dat het cliëntenonderzoek goed onderbouwd en controleerbaar is.
Nadat de documentatie is toegevoegd, kun je verder met het in kaart brengen van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt.