Personen importeren via CSV
Binnen Grub is het mogelijk om meerdere personendossiers (natuurlijke personen) tegelijk toe te voegen via een CSV-import. Dit is met name geschikt wanneer je in één keer meerdere cliënten of betrokken personen wilt aanmaken. In dit artikel lees je hoe de import werkt, welke velden beschikbaar zijn en waar je op moet letten.
Stappenplan: personendossiers importeren
1. Download het CSV-template
Ga binnen Grub naar de personenpagina en kies voor “Import personen”. Download hier het beschikbare CSV-template.
2. Vul het CSV-bestand in
Open het bestand en voeg per regel een persoon toe. Vul minimaal de verplichte velden in (zie hieronder). Aanvullende gegevens kunnen optioneel worden toegevoegd.
3. Upload het CSV-bestand
Upload het ingevulde bestand via de importfunctionaliteit binnen Grub.
4. Controleer de data
Na upload worden de gegevens gecontroleerd. Controleer of de juiste personen zijn ingelezen.
5. Importeer de personen
Bevestig de selectie om de personendossiers definitief aan te maken in Grub.
CSV-velden en vereisten
Onderstaand overzicht geeft per veld aan of het verplicht is en hoe het gebruikt moet worden binnen de import.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| clientId | Ja | Unieke identificatie van de persoon binnen jouw administratie. Moet uniek zijn per personendossier. |
| tagName | Nee | Label of categorie voor het dossier (bijv. “Vestigingsnaam”) |
| firstName | Ja | Voornaam van de persoon. |
| lastName | Ja | Achternaam van de persoon. |
| dateOfBirth | Nee | Geboortedatum van de persoon (in formaat YYYY-MM-DD). |
| countryOfResidence | Nee | Land waar de persoon woont. |
| countryOfOrigin | Nee | Land van herkomst of nationaliteit. |
| streetName | Nee | Straatnaam van het woonadres. |
| houseNumber | Nee | Huisnummer van het woonadres. |
| postalCode | Nee | Postcode van het woonadres. |
| city | Nee | Plaats van het woonadres. |
| userForDraftState | Nee | E-mailadres van de gebruiker verantwoordelijk voor de conceptfase. |
| userForAccountantReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker verantwoordelijk voor de accountantcontrole. |
| userForComplianceReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker verantwoordelijk voor de compliance review. |
| userForManagementReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker verantwoordelijk voor de managementgoedkeuring. |
Voorwaarden voor het CSV-bestand
Om de import correct te laten verlopen, moet het bestand voldoen aan de volgende voorwaarden:
-
Het bestand moet komma-gescheiden (;) zijn
-
Gebruik altijd het standaard template vanuit Grub
-
Voeg één persoon per regel toe
-
Maximaal 100 regels per import
Let op:
Bij gebruik van Excel op Windows of Mac kan de scheiding (komma vs. puntkomma) automatisch wijzigen. Controleer daarom altijd of het bestand correct is opgeslagen als komma-gescheiden CSV.
Wat gebeurt er na import?
Na het importeren worden automatisch personendossiers aangemaakt binnen Grub. Deze dossiers worden doorgaans gebruikt voor IB-opdrachten en kunnen daarnaast worden ingezet voor aanvullend fiscaal advies aan natuurlijke personen.
De import zorgt ervoor dat persoonsdossiers efficiënt en gestructureerd kunnen worden aangemaakt, zodat deze direct beschikbaar zijn binnen de omgeving voor verdere dossieropbouw en behandeling.
Veelvoorkomende fouten
-
Ontbrekende verplichte velden (clientId, firstName, lastName)
-
Onjuiste scheiding (puntkomma in plaats van komma)
-
Dubbele clientId’s
-
Ongeldige datumformaten
-
Onbekende gebruikers bij toewijzing
Samenvatting
Met de CSV-importfunctionaliteit kun je snel en efficiënt meerdere personendossiers toevoegen. Door gebruik te maken van het juiste template en de juiste structuur verloopt de import betrouwbaar en zonder fouten.