Bedrijven importeren via CSV
Binnen Grub is het mogelijk om meerdere bedrijven tegelijk toe te voegen via een CSV-import. Dit is vooral handig wanneer je in één keer een grotere set klantdossiers wilt aanmaken. In dit artikel lees je hoe de import werkt, hoe je het CSV-bestand invult en waar je op moet letten.
Stappenplan: bedrijven importeren
1. Download het CSV-template
Ga binnen Grub naar de bedrijfspagina en kies voor “Import bedrijven”. Download hier het beschikbare CSV-template.
2. Vul het CSV-bestand in
Open het bestand en voeg per regel een bedrijf toe op basis van het KVK-nummer. Eventueel kun je aanvullende velden invullen zoals labels of gebruikers.
3. Upload het CSV-bestand
Upload het ingevulde bestand via de importfunctionaliteit.
4. Verifieer de bedrijven
Na upload worden de bedrijven opgehaald op basis van KVK-gegevens. Controleer of de juiste bedrijven zijn gevonden.
5. Importeer de bedrijven
Bevestig de selectie om de bedrijven definitief aan te maken in Grub.
CSV-velden en vereisten
Onderstaand overzicht geeft per veld aan of het verplicht is en hoe het gebruikt moet worden binnen de import.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| kvk | Ja | Vul hier het KVK-nummer van het bedrijf in. Alleen numerieke waarden toegestaan. Eén bedrijf per regel. |
| tag | Nee | Vrij veld om een label of categorie toe te voegen (bijv. “klant 2026” of “overname”). |
| alias | Nee | Interne naam of herkenbare benaming voor het bedrijf binnen jouw organisatie. |
| userForDraftState | Nee | E-mailadres van de gebruiker met gebruikersrol van Assistent. Dit moet een bestaande gebruiker in Grub zijn. |
| userForAccountantReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker met gebruikersrol van Accountant. Dit moet een bestaande gebruiker in Grub zijn. |
| userForComplianceReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker met gebruikersrol van Accountant. Dit moet een bestaande gebruiker in Grub zijn. |
| userForManagementReviewState | Nee | E-mailadres van de gebruiker met gebruikersrol van Management. Dit moet een bestaande gebruiker in Grub zijn. |
Voorwaarden voor het CSV-bestand
Om de import correct te laten verlopen, moet het bestand voldoen aan de volgende voorwaarden:
-
Het bestand moet puntkomma-gescheiden (;) zijn
-
Gebruik altijd het standaard template vanuit Grub
-
Voeg één bedrijf per regel toe
-
Maximaal 100 regels per import
Let op:
Bij gebruik van Excel op Windows of Mac kan de scheiding (komma vs. puntkomma) automatisch wijzigen. Controleer daarom altijd of het bestand correct is opgeslagen als puntkomma-gescheiden CSV.
Wat gebeurt er na import?
Na het importeren worden automatisch bedrijfsdossiers aangemaakt op basis van KVK-informatie. Deze dossiers vormen het startpunt voor het verdere cliëntenonderzoek binnen Grub.
Veelvoorkomende fouten
-
Onjuiste scheiding (komma in plaats van puntkomma)
-
Aanpassen van het template (kolommen wijzigen/verwijderen)
-
Meer dan 100 regels in één bestand
-
Ongeldige of niet-bestaande KVK-nummers
Samenvatting
Met de CSV-importfunctionaliteit kun je snel en efficiënt meerdere bedrijven tegelijk toevoegen. Door gebruik te maken van het juiste template en de puntkomma-structuur verloopt de import betrouwbaar en zonder fouten.