Bedrijfsdossier verwijderen

In dit artikel lees je:

• Wwft-bewaarplicht en het bewaren van dossiers

• Een dossier downloaden voordat je het verwijdert

• Hoe je een bedrijfsdossier verwijdert

Wwft-bewaarplicht en het bewaren van dossiers

Volgens de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) ben je verplicht om informatie uit het cliëntenonderzoek minimaal vijf jaar te bewaren nadat de cliëntrelatie is beëindigd.

Dit betekent dat documenten, onderzoeksresultaten en andere relevante dossierinformatie gedurende deze periode beschikbaar moeten blijven voor eventuele controles door toezichthouders.

Binnen Grub is momenteel geen archieffunctie beschikbaar waarmee dossiers automatisch worden opgeslagen zonder actieve dossierkosten. Wanneer een cliëntrelatie eindigt, moet je daarom zelf zorgen voor een correcte opslag van de dossierinformatie.

Veel kantoren kiezen er daarom voor om het dossier eerst te downloaden en extern te archiveren voordat het dossier uit Grub wordt verwijderd.

Een dossier downloaden voordat je het verwijdert

Voordat je een bedrijfsdossier verwijdert, is het verstandig om eerst een rapportage van het dossier te downloaden.

Deze rapportage bevat onder andere:

• de organisatiestructuur

• ingevulde vragenlijsten

• vastgelegde documenten

• verificatiegegevens

• een volledige audit trail van uitgevoerde acties

Door het dossierrapport te downloaden kun je het dossier extern bewaren voor de wettelijke bewaartermijn, zonder dat je binnen Grub kosten blijft maken voor actieve dossiers.

Je kunt het rapport downloaden via het tabblad Rapportage binnen het bedrijfsdossier.

Een bedrijfsdossier verwijderen

Nadat je het dossier hebt gedownload en extern hebt opgeslagen, kun je met de gebruikers Beleidsbepaler en Compliance een bedrijfsdossier verwijderen uit Grub.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga in het linker menu naar Bedrijven.

2. Zoek het bedrijfsdossier dat je wilt verwijderen.

3. Open het dossier door op de naam van het bedrijf te klikken.

4. Kies de optie Verwijderen bovenaan de pagina

5. Bevestig dat je het dossier wilt verwijderen.

⚠️ Let op: een verwijderd dossier kan niet meer worden hersteld.

Conclusie

Wanneer een cliëntrelatie is beëindigd, moet de dossierinformatie volgens de Wwft minimaal vijf jaar worden bewaard. Omdat Grub momenteel geen archieffunctie heeft, is het belangrijk om eerst een dossierrapport te downloaden en extern op te slaan. Nadat het dossier veilig is opgeslagen, kun je het bedrijfsdossier verwijderen uit Grub.