Alias namen instellen

In dit artikel lees je

Wat een alias naam is en waarvoor je het gebruikt
Welke namen aanpasbaar zijn en welke niet
Hoe je stap voor stap een alias naam instelt voor een bedrijfsdossier
Wat je kunt doen als een opdrachtnaam onjuist is ingevuld

Wat is een alias naam?

Met de functie ‘Alias naam’ kun je een eigen naam koppelen aan een bedrijfsdossier. Dit is handig als je een dossier wilt herkennen onder een naam die beter aansluit bij je eigen werkwijze — bijvoorbeeld de naam van een eigenaar, een UBO of een intern relatienummer.

De alias naam vervangt de officiële bedrijfsnaam niet; die blijft vastgelegd in het dossier. De alias naam is een extra weergavenaam voor intern gebruik.

Welke namen kun je aanpassen?

Hieronder staat een overzicht van de vier typen objecten in Grub en of de naam ervan aanpasbaar is.

Type	Naam aanpasbaar?	Toelichting
Bedrijfsdossier	Ja ✓	Via de alias naam-functie in het dossier
Personendossiers	Ja ✓	Naam aanpassen kan rechtstreeks in het persoonsdossier
Opdrachtendossier	Nee ✕	Op dit moment niet mogelijk in Grub
Transactie	Nee ✕	Op dit moment niet mogelijk in Grub

Een alias naam instellen voor een bedrijfsdossier

Volg de onderstaande stappen om een alias naam toe te voegen aan een bedrijfsdossier.

Open het bedrijfsdossier waarvoor je een alias naam wilt instellen.
Klik op het potloodicoon naast de naam van het dossier.
Vul de gewenste alias naam in in het tekstveld dat verschijnt. Dit kan bijvoorbeeld de naam van de eigenaar, een UBO of een intern relatienummer zijn.
Sla de naam op door op de opslaanknop te klikken.

💡 Tip! Het is ook mogelijk om een groot aantal alias namen tegelijk te wijzigen via de CSV-import. Dit is handig bij bulkwijzigingen.

Belangrijke aandachtspunten

Een alias naam geldt alleen voor bedrijfsdossiers.
De alias naam vervangt de officiële (KvK-)naam niet. Die blijft gekoppeld aan het dossier waarop ook gezocht kan worden binnen de zoekfuncties van Grub.
Voor een natuurlijk persoon werkt het anders: de naam van een persoon kan worden aangepast via het persoonsdossier zelf, niet via de alias naam-functie.
Gebruikers gaan er soms van uit dat alle namen in Grub achteraf eenvoudig te wijzigen zijn. Dit geldt echter niet voor opdrachten en transacties. Let hierop bij het aanmaken van een opdracht.

Conclusie

Met de alias naam-functie kun je bedrijfsdossiers in Grub voorzien van een herkenbare naam die aansluit bij je eigen werkwijze. Voor natuurlijke personen kan de naam rechtstreeks in het personendossier worden aangepast. Het aanpassen van opdracht- of transactienamen is op dit moment niet mogelijk — let er daarom op dat deze namen bij aanmaak direct correct worden ingevoerd.