AFAS koppeling met Grub
Met de AFAS–Grub koppeling wordt het cliëntenonderzoek volledig geïntegreerd in je bestaande CRM-proces. AFAS blijft het centrale systeem voor relatiebeheer, terwijl Grub wordt gebruikt voor het uitvoeren van Wwft-compliance en risicobeoordelingen.
Wat doet de koppeling?
De AFAS–Grub koppeling zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking tussen AFAS en Grub binnen het onboarding- en monitoringproces van cliënten.
AFAS fungeert hierbij als het centrale CRM- en dossiersysteem, terwijl Grub verantwoordelijk is voor de uitvoering van het cliëntenonderzoek en de risicobeoordeling.
De koppeling maakt het mogelijk om:
- prospects en cliënten automatisch vanuit AFAS beschikbaar te maken in Grub
- cliëntenonderzoek uit te voeren binnen Grub
- resultaten en voortgang terug te schrijven naar AFAS
- AFAS workflows aan te sturen op basis van compliance-informatie
Overzicht van datastroom
De integratie werkt volgens onderstaande datastroom:
AFAS → CRM Connect (validatie) → Grub (compliance) → AFAS (terugkoppeling)
- AFAS – Prospect of cliënt wordt aangemaakt
- CRM Connect (Grub) – Validatie en beslissing of een dossier wordt aangemaakt
- Grub – Uitvoeren van cliëntenonderzoek en monitoring
- AFAS – Ontvangt status, risico en reviewinformatie
Hoe werkt de koppeling in de praktijk?
Stap 1: Aanmaken van relaties in AFAS
Een gebruiker maakt een prospect of cliënt aan in AFAS.
Benodigde gegevens:
- KvK-nummer (verplicht)
- Land
Deze gegevens vormen de basis voor verdere verwerking in Grub.
Stap 2: Validatie via CRM Connect in Grub
Nieuwe relaties komen binnen in CRM Connect binnen Grub. Hier wordt bepaald of een dossier wordt aangemaakt.
Tijdens deze validatie wordt onder andere gecontroleerd:
- of het KvK-nummer bestaat
- of de organisatie al bekend is in Grub
- of eerder al een beslissing is genomen
Vervolgens bepaalt de gebruiker:
- ✔ Dossier aanmaken
- ✖ Dossier afwijzen
Alle beslissingen worden vastgelegd in een audit trail en kunnen later worden herzien.
Stap 3: Uitvoeren van het cliëntenonderzoek
Na goedkeuring wordt het dossier aangemaakt in Grub.
Binnen Grub wordt vervolgens:
- het cliëntenonderzoek uitgevoerd
- het risicoprofiel bepaald
- monitoring ingericht
Stap 4: Terugkoppeling naar AFAS
De resultaten uit Grub worden automatisch teruggeschreven naar AFAS.
Onder andere de volgende gegevens worden beschikbaar:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Grub ID van de organisatie | Unieke identificatie van het dossier binnen Grub. Hiermee kan het dossier eenduidig worden herkend en gekoppeld. |
| Review ID | Unieke identificatie van de specifieke review binnen het dossier. Wordt gebruikt om herbeoordelingen te onderscheiden. |
| Status van het onderzoek | Geeft de huidige status van het cliëntenonderzoek weer (bijv. Accountant beoordeling of Geaccepteerd). |
| Berekend risiconiveau | Het automatisch berekende risiconiveau op basis van de scoremodel in Grub. |
| Toegekend risiconiveau | Het definitieve risiconiveau zoals vastgesteld door de gebruiker, eventueel afwijkend van het berekende niveau. |
| Acceptatiedatum | Datum waarop de cliënt formeel is geaccepteerd na afronding van het cliëntenonderzoek. |
| Volgende reviewdatum | Datum waarop de volgende periodieke herbeoordeling van het dossier moet plaatsvinden. |
| SBI-code | De branchecode van de onderneming volgens de Kamer van Koophandel, gebruikt voor risico-inschatting. |
| Link naar het risicoprofiel | Directe link naar het volledige risicoprofiel in Grub, voor nadere inzage en onderbouwing. |
| Laatste synchronisatietijd met Grub | Tijdstip waarop de gegevens voor het laatst zijn gesynchroniseerd tussen Grub en AFAS. |
Deze informatie wordt opgeslagen in het veld: “Grub WWFT Compliance Check”
Stap 5: Gebruik binnen AFAS
De teruggeschreven gegevens kunnen direct worden gebruikt binnen AFAS, bijvoorbeeld voor:
- workflow-aansturing (bijv. reviews)
- signaleringen op risico’s
- compliance dashboards
Hierdoor blijft AFAS het centrale stuurinstrument voor relatiebeheer.
Wat moet je als gebruiker zelf doen?
Voor een goede werking van de koppeling is een juiste inrichting van AFAS essentieel.
Minimale vereisten
- KvK-nummer per relatie
- correcte en unieke bedrijfsregistratie
- geen duplicaten in relaties
Belangrijk om te weten
- Zonder KvK-nummer wordt een relatie niet gesynchroniseerd
- Er vindt geen automatische herverwerking plaats
- Wanneer later een KvK-nummer wordt toegevoegd, wordt de relatie pas bij een volgende review opnieuw meegenomen
Synchronisatie en timing
De koppeling synchroniseert gegevens op vaste momenten binnen de workflow.
Hierdoor:
- is voortgang zichtbaar in AFAS
- blijft informatie actueel
- worden dossiers automatisch bijgewerkt
Verantwoordelijkheden
Wat doet Grub?
- uitvoeren van compliancecontroles
- vastleggen van risicobeoordelingen
- terugkoppelen van resultaten naar AFAS
Wat doet de klant?
- zorgen voor correcte CRM-data
- vastleggen van KvK-nummers
- beheren van relaties in AFAS
Veelvoorkomende situatie
Dossier wordt niet gesynchroniseerd
De meest voorkomende oorzaak is:
- een ontbrekend KvK-nummer
Wanneer een KvK-nummer ontbreekt op het moment van synchronisatie:
- wordt de relatie niet verwerkt
- vindt geen automatische retry plaats
Na aanvulling van het KvK-nummer wordt het dossier bij een volgende review opnieuw meegenomen.
Samenvatting
De AFAS–Grub koppeling zorgt voor:
- efficiënte onboarding van cliënten
- volledig geïntegreerd cliëntenonderzoek
- inzicht in risico’s binnen AFAS
- centrale sturing op compliance
AFAS blijft leidend voor relatiebeheer, terwijl Grub zorgt voor een controleerbare en Wwft-conforme uitvoering van het cliëntenonderzoek.